Wie man das lästige Übel möglichst nervensparend hinter sich bringen kann.
Die Inventur ist die körperliche Aufnahme der Vorräte.
Es muss also festgestellt werden, welche Menge von welchen Waren am Bilanzstichtag tatsächlich vorhanden ist.
Was aufzunehmen ist
Aufgenommen werden müssen alle Handelswaren, Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, also z.B. auch das Heizöl, auch das Verpackungsmaterial und auch das Büromaterial (obwohl letzteres vielfach vernachlässigt wird).
Nicht in die Inventur der Vorräte gehört alles, was sich durch den Gebrauch nicht verbraucht, also z.B. Kleinwerkzeug vom Schraubenzieher bis zum Kugelschreiber; denn das ist, so geringwertig es auch ist, Anlagevermögen.
Wie aufgenommen werden soll
Die Genauigkeit der Aufnahme hängt vom Wert der Ware ab: Selbstverständlich braucht man nicht jedes Schrauberl einzeln abzuzählen; hier reicht es, wenn man volle Packungen zählt und angebrochene Packungen als halbvoll oder viertelvoll schätzt. Beim Gold allerdings ist jedes Gramm auf die Waagschale zu legen.
Wie aufgezeichnet werden soll
Die Feststellung der Mengen kann man durch eine handschriftliche Auflistung völlig formlos bzw. in einem Formular (siehe Muster) festhalten. Schöner ist es natürlich, wenn ein Formular verwendet wird. (Muster: siehe Rückseite) Man kann aber auch die Warenbezeichnung und deren Menge ins Diktiergerät sprechen oder am besten gleich in das Notebook tippen.
Um die Vollständigkeit zu sichern, sollte man auf der Aufzeichnung die Lagerräume bezeichnen (z.B. Raum A, Regal Nr. 1).
Wie immer diese Ur-Aufzeichnung aussieht, ob sie eine Schmierage auf Käsezetteln oder ein Tonband oder eine excel-Datei erstellen, sie muss aufbewahrt werden.
Wann die Inventur zu machen ist
Der Zeitpunkt der Inventur muss natürlich nicht der Bilanzstichtag 24 Uhr sein. Es braucht nicht einmal der 31. oder der 1. zu sein, wenn gewährleistet ist, dass vom Bestand zum Zeitpunkt der Inventur auf den Bestand zum Bilanzstichtag fort- oder rückgerechnet werden kann. (Natürlich wird diese Fort- bzw. Rückrechnung umso mühsamer, je weiter der Inventurzeitpunkt vom Bilanzstichtag entfernt ist.)
Was auch später gemacht werden kann
Und nun zum Trost: Alles andere, was die M§M-Bilanzsachbearbeiter für die Erfassung der Vorräte in der Bilanz benötigen, kann ein andermal in einer ruhigen Stunde gemacht werden.
Die Bewertung der Inventur kann unabhängig von der körperlichen Aufnahme vorgenommen werden.
Ebenso kann die Erfassung unterwegs befindlicher Vorrats-Lieferungen aufgrund der Buchhaltungsbelege zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.