1. Fahrtkosten
mit Belegnachweis
Kosten der Bahnfahrt, des Fluges, der Schifffahrt lt. Fahrkarte bzw. Ticket. Die Rechnung des Reisebüros genügt dem Finanzamt nicht. Der Unternehmer könnte ja den Flug zum Geschäftspartner in London auf einen Flug an den Strand von Teneriffa umgebucht haben.
Kosten des Kraftfahrzeuges: Treibstoff, Wartung, Versicherung, Steuer, Abschreibung abzüglich Privatanteil.
Das Ausmaß des Privatanteiles kann aufgrund der Fahrtenliste kalkuliert werden. Wenn das Auto zu weniger als 50 % betrieblich genutzt wird, kann man sich aussuchen, ob die tatsächlichen Kosten abzüglich Privatanteil oder die Kilometergelder abgesetzt werden.
ohne Belegnachweis
Kilometergeld für ein Kraftfahrzeug, das weniger als 50 % betrieblich genutzt wird: € 0,42 pro km lt. detailliert geführter Fahrtenliste, maximal für 30.000 km pro Jahr.
2. Nächtigungskosten
mit Belegnachweis
Kosten der Übernachtung incl. Frühstück lt. Hotelrechnung
Nächtigungskosten im Zusammenhang mit Fortbildungsveranstaltungen sind von Gesetzes wegen mit € 105 begrenzt.
ohne Belegnachweis für:
Inland: € 15, Deutschland: € 27,90, Schweiz: 32,70
Diese „mickrigen“ Pauschalsätze dürfen übrigens dann nicht angesetzt werden, wenn die Nächtigung kostenlos erfolgt oder gesponsert wird – also vergessen wir sie!
3. Verpflegskosten
Nach ständiger Rechtsprechung fallen Verpflegs-mehr-kosten, vulgo Diäten, auf einer berufsbedingten Reise nur an, wenn die Fahrt in einen Ort von mehr als 25 Kilometer Entfernung vom Betriebsort führt und länger als drei Stunden dauert.
Sie entstehen nach Ansicht des Verwaltungsgerichtshofes nur wegen der Unkundigkeit über billige Verpflegsmöglichkeiten, woraus die Finanzverwaltung „skurriles“ Regelwerk festgeschrieben hat.
- Wer sich an einem Einsatzort durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich) aufhält, kann die Diäten nur für die ersten 5 Tage absetzen. Nach 6-monatiger Absenz beginnt eine neue Anfangsphase.
- Wer sich an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht regelmäßig aufhält, kann Diäten für die ersten 15 Tage im Kalenderjahr absetzen.
Für diese Verpflegs(mehr)kosten auf einer Berufsreise dürfen nicht die tatsächlichen Kosten sondern nur Pauschalsätze abgesetzt werden; es sei denn, es handelt sich um ein „werbeähnliches Arbeitsessen“ (siehe Spezial-Info).
Die Pauschalsätze betragen für:
Inland: € 26,40 Deutschland: € 35,30 Schweiz: € 36,80,
Italien: € 35,80 Ungarn: € 26,60 Tschechien: € 31,00,
USA: € 52,30 Japan: € 65,60 Brasilien: € 33,10
Dauert die Reise weniger als zwölf Stunden, wird für jede Stunde ein Zwölftel verrechnet. Bei Auslandsreisen wird gedrittelt.
Für den Ansatz der pauschalen Verpflegskosten ist eine genaue Aufzeichnung notwendig.
Wenn ein Hotel mit Pensionsessen gebucht wird, trifft die Finanzverwaltung die gütliche Annahme, dass im Pensionspreis genau das Pauschale enthalten ist. Das ist also bei teuren Hotels gar nicht schlecht.
Sonstige Reisekosten
Gepäcksaufbewahrungsspesen, Mautgebühren, Flughafengebühren, Garagierungskosten, Kosten der Reisegepäcksversicherung, Visagebühren u.Ä.m. (Auch Kleinvieh macht Mist)
Aufzeichnung und Abrechnung in der Fahrtenliste
Um die pauschalen Reisekosten absetzen zu können, wird man um eine Aufzeichnung von Datum, Uhrzeiten von Abfahrt, Ankunft und Überschreitung der Landesgrenzen sowie über Ziel und Zweck der Reise nicht herumkommen.
Und wenn man sich schon aufgerafft hat in diesen sauren Bürokram-Apfel zu beißen, sollte man auch gleichzeitig die mit dem PKW gefahrenen Kilometer erfassen, damit der Privatanteil an den PKW-Kosten möglichst gering bzw. die Kilometergelder möglichst hoch werden. (Empfohlen seien die praktischen M§M-Fahrtenlisten!)
Eine solche Aufzeichnung getrauen sich die M§M-Steuerberater von Ihren Klienten allerdings nur für die Berufsreisen im eigentlichen Sinn zu verlangen. Auch noch die vielen kurzen Nahbereichsfahrten einzeln aufzuschreiben, wäre eine „Chinesenarbeit“, die unzumutbar erscheint. Diese Nahbereichsfahrten können auch im Schätzungswege ermittelt werden.
Die Richtigkeit der Aufzeichnung sollte man zusätzlich – wenn es leicht geht – mit Anwesenheitsbeweisen wie Teilnahmebestätigungen, Restaurantrechnungen, Tankbelegen etc. untermauern. (Da gibt es doch tatsächlich einen Perfektionisten, der sich in jedem Ort einer Geschäftsreise einen Kugelschreiber mit Beleg kauft.)
Alle diese Daten werden dann im Zuge des Jahresabschlusses in einem Arbeitsgang berücksichtigt.
Die Dienstnehmer (auch die Dienstnehmer-Gattinnen und –Kinder) müssen ihre Reisekosten natürlich laufend ausgezahlt erhalten.
Fortbildungsreisen ins Ausland
Zahlreiche Kongresse finden an Orten statt, die so attraktiv sind, dass der Unternehmer seine Fortbildungsambitionen über Bord werfen und sich den touristischen Sehenswürdigkeiten hingeben könnte.
Um dem Unternehmer in solchen Fällen bei der Überwindung seines inneren Schweinehundes zu helfen, hat der Verwaltungsgerichtshof ausgesprochen, dass für die Absetzbarkeit einer beruflichen Fortbildungsreise erforderlich ist:
- Lehrgangsmäßige Organisation des Kongresses,
– Vermittlung von Kenntnissen für eine konkrete Verwertung im Betrieb und
- Veranstaltung von mindestens acht Stunden pro Tag und fünf Tage pro Woche.
Als Nachweis für die Einhaltung dieser Kriterien dient das Kongressprogramm.
Übrigens kann auch der (die) im Betrieb mitarbeitende Ehegatte(in) dann an der Kongressreise im steuerlichen Sinn teilnehmen, wenn die Veranstaltungsthemen zumindest teilweise für die Funktion des (der) Ehegatte(in) von Interesse ist und ein getrennter Besuch von Kongressen aus betrieblichen Gründen nur schwer koordinierbar wäre.
Absetzbarkeit von „Mischreisen“
Ist die Reise durch ein Programm geprägt, das private Erholungs- und Bildungsinteressen mit beruflichen Interessen untrennbar vermengt, wie dies bei einem täglichen Mischprogramm der Fall ist, sind die Reisekosten nicht absetzbar.
Ist jedoch bei gemischt veranlassten Reisen eine Trennung der beruflich veranlassten Reiseabschnitte von den privat veranlassten Reiseabschnitten klar und einwandfrei möglich, ist eine aliquote Aufteilung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Nächtigungsgeldern vorzunehmen.
Wenn für die Reise das berufliche Motiv überragend im Vordergrund steht und der private Anteil nicht mehr als 10% beträgt, sind die Kosten dieser „fremdbestimmten Reise“ zur Gänze absetzbar.