WAS IST BEI DER FÜHRUNG

EINES FAHRTENBUCHS ZU BEACHTEN?

Kfz-Aufwendungen sind bei Prüfungen durch die Finanz ein häufiges Thema. Es lohnt sich daher in die Dokumentation etwas Zeit zu investieren.

Um in den Genuss der steuerlichen Abzugs- fähigkeit von Aufwendungen für Kraft- fahrzeuge zu gelangen ist der Umfang der betrieblichen Nutzung nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Alleine der Umstand, dass Physiothe- rapeut*innen neben ihrem Dienstfahrzeug auch Fahrzeuge für Privatfahrten besitzen, hindert die Finanz nicht daran auch beim Dienstfahrzeug eine zumindest teilweise private Nutzung zu unterstellen. Wie genau müssen die einzelnen Fahrten dokumentiert werden?

Theoretisch kann der Nachweis der betrieblichen Fahrten durch alle Aufzeichnungen erbracht werden, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen. Hierzu könnten beispielsweise Reisekostenabrechnungen oder ein Kursprogramm mit Kursbesuchsbestätigung bei Fortbildungsveranstaltungen herangezogen wer- den, wenn die erforderlichen Mindestinformationen (siehe unten) darauf ersichtlich sind. Die Praxis aus Betriebsprüfungen zeigt jedoch, dass zum Nachweis der betriebliche Nutzung nichtsdestotrotz ein ord- nungsgemäß geführtes Fahrtenbuch unerlässlich ist. Das Fahrtenbuch ist in geschlossener Form zu führen,

z.B. in einem speziellen Fahrtenbuch wie bei Auto- fahrerclubs oder im Bürofachhandel erhältlich oder in einem (gebundenen) Notizbuch, da nachträgliche Änderungen in diesem Fall schwerer möglich sind. Aus diesem Grund sind die Fahrten auch zeitnah bis spätestens eine Woche nach der Fahrt einzutragen. Sofern Richtigstellungen vorgenommen werden müs- sen, sind diese transparent darzustellen. Es empfiehlt sich, einen dokumentenechten Stift zu verwenden, der nicht ausradiert oder gelöscht werden kann. Alternativ dazu kann man ein elektronisches Fahrtenbuch (spezielle App oder Software) führen. Einfache Aufzeichnungen in Word oder Excel reichen hingegen nicht, da nachträgliche Änderungen nicht zuverlässig erkannt werden können.

Minimalanforderungen:

• Datum
• Zeitpunkt der Abfahrt
• Zeitpunkt der Ankunft
• Fahrtziel/Adresse
• aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner/ sonstiger Zweck
• km-Stand bei Abfahrt
• km-Stand bei Ankunft – gefahrene Kilometer

Nicht ausreichend als Fahrtziel ist die Angabe des Ortsnamens alleine, zB Fahrt nach Linz. Ebenfalls nicht ausreichend ist es, nur die Zieladresse ohne Namen des aufgesuchten Kunden anzuführen, weil die Richtigkeit der Eintragung in diesem Fall nicht in vertretbarem zeitlichen Aufwand ermittelt werden kann. Dies kann auch bei einer Berufung auf die gesetzliche Verschwiegenheitspflicht zu Diskussi- onen mit dem Finanzamt führen. Als Kompromiss könnten man andenken mit Namensabkürzungen zu arbeiten und dem Finanzamt auf Aufforderung das Abkürzungsverzeichnis vorzulegen.

Ferner ist jede berufliche Fahrt einzeln zu erfassen. Nur bei einer einheitlichen beruflichen Reise aus mehreren Teilabschnitten ist eine etwas vereinfachte Aufzeichnung möglich. Es kann auf die Zwischenkilo- meterstände verzichtet werden, wenn die besuchten Kunden im Fahrtenbuch in der zeitlich korrekten Reihenfolge des Besuches aufgeführt werden.

Erfolgt während einer beruflichen Fahrt eine Un- terbrechung, zB ein privater Abstecher ins am Weg liegende Shoppingcenter, ist dies im Fahrtenbuch zu dokumentieren. Auch erforderliche Umwege wie etwa aufgrund einer Baustelle oder eines Staus sollten idealerweise notiert werden.